Bouwinvest is een institutionele vastgoedinvesteerder die momenteel een periode van aanzienlijke groei doormaakt. Hierdoor ontstaat een toenemende behoefte aan controle en inzicht in IT-ontwikkelingen, evenals aan helder overzicht. Na een uitgebreide selectieprocedure koos Bouwinvest vorig jaar voor de servicemanagementtool Xurrent. Michael de Jong, IT Services Manager, deelt zijn ervaringen met Xurrent.
Bouwinvest beheert kapitaal van institutionele investeerders (pensioenfondsen, verzekeraars en goede doelen) en investeert in vastgoed, zowel nationaal als internationaal. Het aantal medewerkers is inmiddels gegroeid tot meer dan 200. De afdeling Business Technology & Continuous Improvement ondersteunt de hele organisatie. Dit omvat onder meer informatiemanagement, procesoptimalisatie, IT-systemen en informatiebeveiliging. Daarnaast verzorgen Michael en zijn collega’s de helpdesk- en supportdiensten binnen Bouwinvest.
Van Nieuwe Klant tot Partnerschap
Tot vorig jaar was Bouwinvest geen klant van OnITnow. Hoe is deze samenwerking ontstaan? “We maakten al gebruik van een servicemanagementoplossing. Maar met de groei van de organisatie nam ook de behoefte toe aan betere samenwerking binnen en tussen teams. We gebruikten een verouderde versie van een applicatie en wilden overstappen naar een volwaardige Enterprise Service Management-oplossing. We hebben de markt verkend en OnITnow als adviespartner ingeschakeld.”
Na een zorgvuldige selectieprocedure evalueerde Bouwinvest verschillende servicemanagementoplossingen. Michael licht toe: “Sommige oplossingen sloten niet volledig aan bij onze behoeften, maar Xurrent was precies wat we zochten. We wilden processen afstemmen tussen afdelingen en een meer agile werkwijze omarmen. Xurrent voldeed goed aan deze eisen.”
Een Compleet Pakket
De implementatie van Xurrent vond plaats tussen september 2021 en maart 2022. Naarmate Bouwinvest zich verder ontwikkelt, wordt Xurrent op meer manieren ingezet. “De grootste uitdaging tijdens het project was het consistent definiëren en beschrijven van processen en diensten tussen teams en afdelingen,” zegt Michael. “We verwachtten aanvankelijk dat Xurrent een vooraf geconfigureerd pakket zou zijn. Hoewel dat deels mogelijk was, vereiste het ook maatwerk en compromissen. Dat gezegd hebbende, is Xurrent een slim ontworpen tool. Het biedt praktische functies, zoals een interne chatfunctie voor probleemoplossing binnen het platform. Met basiskennis van IT is het relatief eenvoudig om een taak door een proces te leiden. Zodra een verzoek binnenkomt, kun je het direct toewijzen aan de juiste persoon. Qua uitstraling is Xurrent niet het meest gestroomlijnde product dat ik heb gezien, maar het is zeer logisch en goed gestructureerd.”
De samenwerking met OnITnow was waardevol. “Maatwerk kan complex zijn, afhankelijk van wat je wilt bereiken. Hoe meer maatwerk je toevoegt, hoe minder intuïtief een systeem wordt, maar Xurrent is goed opgebouwd. OnITnow was erg meedenkend en deskundig. Ze denken in oplossingen en ondersteunen langetermijnstrategieën voor servicemanagement door middel van structuren zoals architectuurbesprekingen.”
Flexibiliteit en Groei
Michael vervolgt: “We hebben het juiste product gekozen en geïmplementeerd. OnITnow toonde flexibiliteit, maar wij moesten ons ook aanpassen. Flexibiliteit heeft nadelen; het was niet wat we aanvankelijk zochten. In eerste instantie zochten we een rigide, out-of-the-box oplossing. Maar we werden ‘gedwongen’ om goed na te denken over welke processen we wilden implementeren. Dit leidde tot interne discussies, maar stelde ons uiteindelijk in staat om als IT-gedreven organisatie te groeien. Bovendien hielp dit onderzoek ons om onze organisatiebrede structuur beter te begrijpen.”
Het eindresultaat mag er zijn. “Het Xurrent-systeem ondersteunt tal van functies. Bijvoorbeeld binnen beveiligingsmanagement: als iemand phishing of malware meldt, is direct duidelijk waar dit moet worden aangekaart. Een andere functie die we waarderen, is IT-capaciteitsplanning, waarmee we middelen over alle bedrijfsfuncties kunnen beheren. We zijn ook blij met de maatwerkportalen voor verschillende afdelingen, zoals facilitaire diensten, waar medewerkers vergaderruimtes kunnen boeken. Xurrent integreert ITIL- en agile-principes, en we werken eraan om deze frameworks verder te combineren om een systeem te creëren dat IT-beheer volledig ondersteunt op het gebied van capaciteit, planning en eisen.”
Verbeteringen en Successen
Wat is de grootste verbetering of het belangrijkste succes met Xurrent? “We hebben het punt bereikt waarop werken met Xurrent net zo soepel verloopt als met onze vorige servicemanagementoplossing. Maar Xurrent biedt veel meer groeipotentieel. Onze ambitie is om verder te blijven uitbreiden, en OnITnow is een waardevolle partner in dit proces.”
Op de vraag of hij OnITnow zou aanbevelen aan andere organisaties, antwoordt Michael lachend: “Nee, want ik wil zoveel mogelijk gebruik maken van hun capaciteit.” Daarna voegt hij serieus toe: “Mijn eerlijke antwoord is dat ik OnITnow absoluut zou aanbevelen. Xurrent is een visiegedreven servicemanagementtool die veel waarde kan toevoegen voor elke groeiende organisatie.”